Als Freiberufler in Portugal arbeiten: Recibos verdes, Steuern und Sozialversicherung

Portugal macht es einem relativ leicht, selbstständig zu arbeiten. Sie brauchen keine Gesellschaft: Sie melden sich als trabalhador independente (Selbstständiger) an, stellen Ihren Kunden online Rechnungen und geben die Einkünfte in Ihrer jährlichen IRS-Erklärung an. Schwierig sind die Regeln, die daneben gelten: IRS (Einkommensteuer), Mehrwertsteuer (IVA), Quellensteuer und Sozialversicherung. Dieser Leitfaden erklärt, wie jede davon 2026 funktioniert und welche Fehler Ausländer häufig machen.

Bevor Sie anfangen: was Sie brauchen

• Eine NIF (número de identificação fiscal, Ihre portugiesische Steuernummer). Siehe wie Sie eine NIF erhalten.
• Ihr Passwort für das Portal das Finanças, das an Ihre registrierte Adresse geschickt wird, oder die Chave Móvel Digital (Portugals digitaler Identitätszugang).
• Eine aktuelle Steueradresse. Wenn Sie in Portugal leben, sollte Ihre NIF Ihre portugiesische Adresse und Ihren Status als Steuerinländer ausweisen. Wenn Sie außerhalb der EU/des EWR leben, brauchen Sie außerdem einen Steuervertreter oder elektronische Zustellungen.
• Ihr Tätigkeitscode. Er beeinflusst am stärksten, wie viel Steuern Sie zahlen (siehe unten).

Schritt 1: Tätigkeit anmelden (início de atividade)

Sie müssen die declaração de início de atividade (Erklärung über die Aufnahme der Tätigkeit) spätestens an dem Tag einreichen, an dem Sie zu arbeiten beginnen. Die Einreichung ist kostenlos und online möglich.

1. Melden Sie sich im Portal das Finanças an.
2. Suchen Sie nach „Início de Atividade“ und wählen Sie Entregar declaração.
3. Geben Sie Ihren Tätigkeitscode, Ihren erwarteten Jahresumsatz und Ihre Mehrwertsteuerangaben ein (siehe unten).
4. Wählen Sie Ihr Buchführungsregime: vereinfacht (Standard für die meisten Freiberufler) oder organisierte Buchführung.
5. Senden Sie die Erklärung ab und bewahren Sie die Bestätigung auf.

Sie können die Erklärung auch persönlich bei einem Finanzamt abgeben.

Den Tätigkeitscode wählen

Dienstleister wählen in der Regel einen CIRS-Code aus der Tabelle in Artikel 151.º des IRS-Gesetzbuchs, der offiziellen Liste freiberuflicher Tätigkeiten (zum Beispiel 1332 – programadores informáticos, Softwareentwickler). Steht Ihre Tätigkeit nicht auf dieser Liste oder verkaufen Sie Waren, verwenden Sie stattdessen einen CAE-Code (die portugiesische Klassifikation der Wirtschaftszweige).

Der Code ist mehr als eine Bezeichnung. Er entscheidet, ob Ihr steuerpflichtiger Anteil 75 % oder 35 % Ihrer Einkünfte beträgt und ob Kunden 23 % oder 11,5 % einbehalten. Wählen Sie den spezifischsten Code, der Ihre Tätigkeit tatsächlich beschreibt. Im Zweifel fragen Sie vor der Einreichung einen Steuerberater.

Die Anmeldung zur Sozialversicherung erfolgt automatisch

Das Finanzamt übermittelt Ihre Daten an die Segurança Social (Sozialversicherung), die Sie als Selbstständigen registriert und Ihnen dies schriftlich mitteilt. Wenn Sie noch keine NISS (Sozialversicherungsnummer) haben, wird sie dabei angelegt.

Schritt 2: Rechnungen mit Recibos verdes

Recibos verdes („grüne Quittungen“) nennt jeder die Rechnungen, die Freiberufler kostenlos im Portal das Finanças unter Faturas e Recibos Verdes ausstellen. Das Dokument, das Sie normalerweise verwenden, ist die Fatura-recibo (Rechnung mit Quittung), die bei Zahlungseingang ausgestellt wird. Sie können auch zuerst eine fatura (Rechnung) und später einen recibo (Quittung) ausstellen.

Jedes Dokument enthält:

• Name, Land und Steuer-/USt-IdNr. des Kunden;
• eine Beschreibung der Leistung und den Betrag;
• die mehrwertsteuerliche Behandlung: Mehrwertsteuer berechnet, Befreiung nach Artikel 53.º oder Reverse Charge;
• die IRS-Quellensteuer, falls sie anfällt.

Jedes Dokument geht direkt an das Finanzamt. Wenn Sie möchten, können Sie auch zertifizierte Rechnungssoftware verwenden.

Schritt 3: Einkommensteuer im vereinfachten Regime

Die meisten Freiberufler werden im regime simplificado (vereinfachtes Regime) besteuert. Es gilt, wenn Ihre Bruttoeinkünfte aus selbstständiger Tätigkeit im Vorjahr €200.000 oder weniger betrugen. Sie fallen nur heraus, wenn Sie diesen Betrag zwei Jahre in Folge oder in einem einzigen Jahr um mehr als 25 % überschreiten.

Sie berechnen keinen Gewinn. Stattdessen wendet das Finanzamt einen Koeffizienten auf Ihre Bruttoeinkünfte an; das Ergebnis wird zu Ihren übrigen Einkünften addiert und mit den normalen progressiven IRS-Sätzen besteuert.

Die 15-%-Ausgabenregel

Bei den Koeffizienten 0,75 und 0,35 hängt ein Teil des eingebauten Abzugs von tatsächlichen Ausgaben ab. Sie benötigen belegte Kosten in Höhe von mindestens 15 % Ihrer Bruttoeinkünfte aus Dienstleistungen. Was daran fehlt, wird Ihrem steuerpflichtigen Einkommen wieder hinzugerechnet. Auf die 15 % angerechnet werden:

• ein gesetzlich festgelegter Standardabzug (derselbe Freibetrag, den Arbeitnehmer erhalten) oder Ihre tatsächlichen Pflichtbeiträge zur Sozialversicherung, falls diese höher sind;
• Personalkosten, Miete für Geschäftsräume und andere betriebliche Ausgaben auf Rechnungen, die auf Ihre NIF ausgestellt sind;
• nur teilweise betrieblich genutzte Ausgaben, die zu 25 % angesetzt werden.

Ausgabenrechnungen müssen im E-Fatura-System bis Ende Februar des Folgejahres als betriebliche Ausgaben gekennzeichnet werden.

Beispiel: Wenn Sie als Softwareentwickler €60.000 in Rechnung stellen, sind 75 % (€45.000) steuerpflichtig. Sie benötigen dann €9.000 an anrechenbaren Kosten (15 % von €60.000). Ergeben Standardabzug und Ausgabenrechnungen zusammen €7.000, werden €2.000 hinzugerechnet.

Entlastung in den ersten beiden Jahren

Wenn Sie eine Tätigkeit neu aufnehmen, werden die Koeffizienten 0,75, 0,35 und 0,10 im ersten Steuerjahr um 50 % und im zweiten um 25 % gekürzt. Im ersten Jahr sind damit etwa 37,5 % der Einkünfte aus freiberuflichen Dienstleistungen steuerpflichtig. Es gelten zwei Bedingungen: Sie dürfen in diesen Jahren keine Einkünfte aus nichtselbstständiger Arbeit oder Renten (Kategorien A und H) haben, und Sie dürfen in den letzten fünf Jahren keine frühere Tätigkeit beendet haben.

Sie geben die Einkünfte in Anexo B der jährlichen IRS-Erklärung (Modelo 3) an, die zwischen dem 1. April und dem 30. Juni des Folgejahres eingereicht wird. Siehe Ihre IRS-Erklärung abgeben.

Organisierte Buchführung: wann sie gilt

Bei der contabilidade organizada (organisierte Buchführung) werden Sie auf Ihren tatsächlichen Gewinn besteuert, also Einnahmen minus tatsächliche Ausgaben, statt über einen Koeffizienten. Sie gilt, wenn:

• Sie die Grenze von €200.000 wie oben beschrieben überschreiten; oder
• Sie sie wählen, was sinnvoll sein kann, wenn Ihre tatsächlichen Kosten hoch sind (Ausstattung, Personal, Subunternehmer, Reisen).

Die organisierte Buchführung muss von einem contabilista certificado (zertifizierter Buchhalter, eingetragen bei der OCC, der Kammer der zertifizierten Buchhalter) geführt werden, der die Bücher abzeichnet. Sie ist teurer im Unterhalt, aber Sie werden auf Ihren tatsächlichen Gewinn besteuert. An dem Punkt, an dem sich die organisierte Buchführung lohnt, denken viele Freiberufler auch über die Gründung einer Gesellschaft (Lda.) nach.

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Mehrwertsteuer (IVA)

Die Kleinunternehmerbefreiung (Artikel 53.º)

Seit dem 1. Juli 2025 können Sie die Befreiung nach Artikel 53.º nutzen, wenn Ihr Umsatz in Portugal im vorangegangenen Kalenderjahr €15.000 oder weniger betrug und Sie nicht exportieren. Solange Sie befreit sind, berechnen Sie keine Mehrwertsteuer, reichen keine periodischen Umsatzsteuererklärungen ein und können keine Vorsteuer auf Ihre Kosten zurückfordern.

• Überschreiten Sie in einem Jahr €15.000, wechseln Sie ab dem 1. Januar des Folgejahres in das normale Mehrwertsteuerregime.
• Überschreiten Sie im laufenden Jahr €18.750 (€15.000 + 25 %), entfällt die Befreiung sofort. Mehrwertsteuer ist ab der Rechnung fällig, mit der Sie die Grenze überschritten haben.
• In beiden Fällen reichen Sie innerhalb von 15 Arbeitstagen eine Änderungserklärung (declaração de alterações) ein.

Das normale Mehrwertsteuerregime

Im normalen Regime berechnen Sie auf dem Festland 23 % (auf Madeira und den Azoren gelten niedrigere Regelsätze). Freiberufler mit einem Umsatz unter €650.000 reichen ihre Erklärungen vierteljährlich ein:

Kunden im Ausland

• Geschäftskunden in einem anderen EU-Land: Prüfen Sie deren USt-IdNr. in der VIES-Datenbank der EU. Leistungen werden in der Regel im Land des Kunden im Reverse-Charge-Verfahren besteuert: Sie schlagen keine portugiesische Mehrwertsteuer auf, und auf der Rechnung muss „IVA – autoliquidação“ stehen. Im normalen Regime melden Sie diese Umsätze in Ihrer Umsatzsteuererklärung und in einer Zusammenfassenden Meldung (declaração recapitulativa). Sind Sie nach Artikel 53.º befreit, fragen Sie Ihren Steuerberater, welche Meldungen für Sie trotzdem gelten.
• Geschäftskunden außerhalb der EU: Leistungen unterliegen in der Regel nicht der portugiesischen Mehrwertsteuer.
• Privatpersonen: Die Regeln hängen von der Art der Leistung ab; prüfen Sie sie daher vor der Rechnungsstellung.

Quellensteuer (retenção na fonte)

Wenn Sie von einem Kunden in Portugal bezahlt werden, der eine organisierte Buchführung führt (in der Praxis fast jedes portugiesische Unternehmen), muss dieser IRS von Ihrer Rechnung einbehalten und für Sie an das Finanzamt abführen:

• 23 % für Berufe auf der Liste nach Artikel 151.º;
• 11,5 % für sonstige Einkünfte aus selbstständiger Tätigkeit.

Dies ist eine Vorauszahlung auf Ihre jährliche IRS, keine zusätzliche Steuer. Ausländische Kunden behalten nichts ein.

Sie können auf die Quellensteuer verzichten (Artikel 101.º-B), wenn Sie erwarten, dass Ihre Einkünfte aus selbstständiger Tätigkeit im Jahr unter der Mehrwertsteuergrenze nach Artikel 53.º bleiben, derzeit €15.000. Sie wählen dies auf jeder Rechnung. Überschreiten Ihre Einkünfte die Grenze, setzt die Quellensteuer wieder ein. Provisionen für die Vermittlung von Verträgen können den Verzicht nicht nutzen.

Sozialversicherung (Segurança Social)

Beispiel: €3.000 Dienstleistungseinkünfte im Monat ergeben eine Bemessungsgrundlage von €2.100 (70 %) und einen Beitrag von etwa €449 (21,4 %).

• Die ersten 12 Monate beitragsfrei: Wenn Sie zum ersten Mal selbstständig sind, wird Ihre Anmeldung erst am ersten Tag des 12. Monats nach Aufnahme der Tätigkeit wirksam. Bis dahin reichen Sie keine Erklärungen ein und zahlen nichts. Sie können über eine Quartalserklärung einen früheren Beginn wählen.
• Bemessungsgrundlage anpassen: In jeder Quartalserklärung können Sie die Bemessungsgrundlage in Schritten von 5 % um bis zu 25 % erhöhen oder senken.
• Wenn Sie auch angestellt sind: Sie können für freiberufliche Einkünfte unter dem Vierfachen des IAS (Indexante dos Apoios Sociais, ein jährlich angepasster Referenzindex) befreit sein, sofern Ihre Anstellung die Bedingungen erfüllt.
• Bei organisierter Buchführung: Ihre Bemessungsgrundlage wird normalerweise aus dem steuerpflichtigen Gewinn des Vorjahres ermittelt.
• Wenn Sie aus einem anderen EU-Land kommen: Arbeiten Sie für Kunden in mehreren Ländern oder bleiben Sie in Ihrem Heimatland versichert, kann eine A1-Bescheinigung bestimmen, in welches Land Sie Beiträge zahlen.

Häufige Fehler von Neuankömmlingen

• Rechnungen stellen, bevor die Tätigkeit angemeldet ist, oder Zahlungen auf ein ausländisches Konto erhalten, ohne die Einkünfte anzugeben.
• Den falschen Tätigkeitscode wählen, was zum falschen Koeffizienten, zum falschen Quellensteuersatz und später zu Steuernachzahlungen führen kann.
• Betriebsausgaben nicht bis Februar in E-Fatura kennzeichnen, wodurch Ihr steuerpflichtiges Einkommen über die 15-%-Regel steigt.
• Die Mehrwertsteuerschwelle von €18.750 übersehen, in einem Jahr, in dem Ihre Einkünfte schnell wachsen.
• Die Quartalserklärung zur Sozialversicherung vergessen, nachdem das beitragsfreie erste Jahr vorbei ist. Eine versäumte Erklärung ist eine bußgeldbewehrte Ordnungswidrigkeit.
• Annehmen, dass das IFICI-Regime („NHR 2.0“) für Sie gilt. Es gilt nur für bestimmte qualifizierte Tätigkeiten; prüfen Sie das also, bevor Sie sich darauf verlassen.

Wann Sie einen Steuerberater brauchen

Viele Freiberufler im vereinfachten Regime, die nur portugiesischen Kunden Rechnungen stellen und von der Mehrwertsteuer befreit bleiben, kommen allein zurecht. Ein Steuerberater ist sein Honorar wert, wenn:

• Sie nahe an der Mehrwertsteuergrenze von €15.000 liegen oder bereits Mehrwertsteuer berechnen;
• Sie Kunden in der EU oder international Rechnungen stellen;
• Sie unsicher sind, welchen Tätigkeitscode Sie verwenden sollen;
• Sie zwischen organisierter Buchführung und vereinfachtem Regime abwägen oder über die Gründung einer Gesellschaft nachdenken;
• Sie ausländische Einkünfte oder einen Umzug während des Jahres angeben müssen.

Eine organisierte Buchführung ist ohne zertifizierten Buchhalter nicht möglich. Lesen Sie wie Sie einen Steuerberater auswählen, oder vergleichen Sie auf Accountants Hub zertifizierte Steuerberater mit Schwerpunkt Mehrwertsteuer und Erklärungen.