NIF (portugiesische Steuernummer) als Ausländer beantragen

Fast jeder erste Schritt in Portugal verlangt dasselbe: Ihre NIF (número de identificação fiscal, Ihre Steuernummer, auch número de contribuinte genannt). Banken, Vermieter, Arbeitgeber, Notare, Versorgungsunternehmen und sogar Handyläden fragen danach. Die gute Nachricht: Die NIF ist kostenlos, Sie können sie schon vor dem Umzug bekommen, und die Regeln für Nichtansässige wurden 2022 vereinfacht. Dieser Ratgeber erklärt, wer eine NIF erhalten kann, wie Sie sie persönlich oder online beantragen, welche Unterlagen Sie brauchen, wann ein Steuervertreter nötig ist (und wann nicht) und was Sie nach dem eigentlichen Umzug tun müssen.

Was eine NIF ist und warum Sie sie brauchen

Die NIF ist eine neunstellige Nummer, die von der AT (Autoridade Tributária e Aduaneira, der portugiesischen Steuerbehörde, meist einfach Finanças genannt) vergeben wird. Jede Person kann immer nur eine haben, und sie bleibt lebenslang gleich, ob Sie als ansässig oder nichtansässig registriert sind.

Laut Steuerbehörde ist die Registrierung für jeden Pflicht, Portugiesen wie Ausländer, ansässig oder nicht, der in Portugal steuerliche Pflichten hat oder gegenüber der AT Rechte ausüben möchte. In der Praxis brauchen Sie sie, um:

• ein portugiesisches Bankkonto zu eröffnen
• einen Mietvertrag zu unterschreiben oder Strom, Wasser, Gas und Internet anzumelden
• eine Immobilie oder ein Auto zu kaufen (oder zu verkaufen)
• einen Arbeitsvertrag zu unterschreiben oder als Freiberufler zu starten
• bestimmte Visa und Aufenthaltstitel zu beantragen und sich bei anderen öffentlichen Stellen zu registrieren
• Rechnungen mit Ihrer Nummer darauf zu erhalten (faturas com NIF), die später, wenn Sie ansässig sind, für Ihre IRS-Abzüge zählen

Wer eine NIF bekommen kann

Jeder, unabhängig von der Staatsangehörigkeit. Entscheidend ist, ob Sie sich als Nichtansässiger (Adresse im Ausland) oder als Ansässiger (Adresse in Portugal) registrieren.

Die meisten, die noch im Ausland leben, beantragen die NIF zunächst als Nichtansässige. Das ist normal und völlig in Ordnung: Ihre NIF trägt einfach Ihre ausländische Adresse, bis Sie sie aktualisieren.

So beantragen Sie die NIF: drei Wege

1. Persönlich beim Finanzamt oder in einer Loja do Cidadão

Sie können die NIF bei jedem Serviço de Finanças (örtliches Finanzamt) oder in jeder Loja do Cidadão (Bürgerbüro) beantragen. Ein Termin ist erforderlich.

1. Buchen Sie über das Portal das Finanças unter Contactos > Atendimento por marcação und wählen Sie die Option für NIF-Anträge von Personen ohne portugiesischen Bürgerausweis, oder rufen Sie das Callcenter der AT unter +351 217 206 707 an (werktags, 9:00–19:00 Uhr).
2. Bringen Sie Ihren gültigen Reisepass (oder EU-Personalausweis) mit sowie ein Dokument mit Ihrer Auslandsadresse, falls diese nicht im Ausweis steht.
3. Bringen Sie Originale oder beglaubigte Kopien mit. Einfache Fotokopien werden nur zusammen mit den Originalen akzeptiert, und fremdsprachige Dokumente brauchen eine beglaubigte Übersetzung (durch einen Notar, eine anerkannte Handelskammer, einen Rechtsanwalt oder einen Solicitador).

Wenn alles in Ordnung ist, wird die NIF in der Regel während des Termins vergeben, und Sie gehen mit einem Dokument mit Ihrer Nummer nach Hause.

2. Persönlich durch eine andere Person

Wenn Sie nicht anreisen können, kann eine von Ihnen bevollmächtigte Person den Antrag für Sie am Schalter stellen. Sie braucht Ihren Reisepass (oder eine beglaubigte Kopie), einen Nachweis Ihrer Auslandsadresse und eine Vollmacht (procuração), die sie zu diesem Zweck bevollmächtigt. Vollmachten für einen Rechtsanwalt (advogado) oder Solicitador (solicitador), der in dieser Eigenschaft handelt, brauchen keine beglaubigte Unterschrift; bei allen anderen muss die Unterschrift amtlich beglaubigt sein.

3. Online über e-balcão durch einen rechtlichen Vertreter

Seit Juli 2025 nimmt die AT NIF-Anträge online über e-balcão an, den Nachrichtendienst des Portal das Finanças. Da Sie sich ohne NIF nicht anmelden können, muss der Antrag von Ihrem rechtlichen Vertreter eingereicht werden (jemand mit Ihrer Vollmacht, typischerweise ein Rechtsanwalt oder Solicitador), nicht von Ihnen selbst. Er wählt Registo Contribuinte > Identific > Atrib/Alter NIF-Singulares und fügt bei:

• eine Kopie Ihres Reisepasses oder Ausweises
• einen Nachweis Ihrer Auslandsadresse (falls nicht im Ausweis)
• seinen eigenen Ausweis und die Vollmacht

Diesen Weg nutzen die meisten „NIF online“-Dienste. Die AT selbst verlangt dafür nichts; Sie bezahlen nur die Arbeit des Vertreters. Die Bearbeitungszeiten für e-balcão-Anfragen schwanken, planen Sie also etwas Puffer ein, wenn Sie eine Frist haben, etwa einen Notartermin für einen Immobilienkauf.

Der Steuervertreter: was heute gilt

Das ist der Teil, der die meisten verwirrt, denn die Regel hat sich geändert, und viele ältere Websites behaupten immer noch, ein Vertreter sei stets nötig.

Für die NIF selbst: Ein Steuervertreter (representante fiscal) ist nicht erforderlich, egal in welchem Land Sie leben. Die AT hat dies 2022 bestätigt (Ofício Circulado 90057/2022), nachdem das Decreto-Lei 44/2022 Artikel 19 der Lei Geral Tributária (der allgemeinen Abgabenordnung) geändert hatte.

Nachdem Sie die NIF haben: Wenn Sie außerhalb von EU/EWR leben und eine steuerliche Beziehung zu Portugal begründen, haben Sie 15 Tage, um eines der folgenden zu tun:

• einen Steuervertreter mit Adresse in Portugal zu bestellen, oder
• sich für einen der elektronischen Zustellkanäle anzumelden: das System für elektronische Benachrichtigungen des Portal das Finanças oder das von der Post betriebene elektronische Postfach (caixa postal eletrónica, bekannt als Via CTT).

Die AT nennt als Beispiele für eine steuerliche Beziehung: Eigentum an einer Immobilie oder einem in Portugal zugelassenen Fahrzeug, die Unterzeichnung eines Arbeitsvertrags für eine Tätigkeit in Portugal oder eine selbstständige Tätigkeit in Portugal.

Einige wissenswerte Punkte:

• Ein Steuervertreter erhält Ihre Steuerpost (Sie gelten als unter seiner Adresse wohnhaft), kümmert sich um Ihre Erklärungspflichten und kann gegenüber der AT für Sie handeln. Er haftet nicht für Ihre Steuern, außer für die Mehrwertsteuer im Fall der Selbstständigkeit.
• Der Vertreter muss die Bestellung annehmen, entweder beim Finanzamt oder im Portal mit einem Bestätigungscode.
• Wer die Pflicht nicht erfüllt, riskiert ein Bußgeld von €75 bis €7.500 und verliert die Möglichkeit, Einsprüche und Rechtsbehelfe einzulegen.
• Für die Zustellkanäle müssen Sie sich im Portal das Finanças anmelden, beantragen Sie Ihr Passwort also frühzeitig (siehe unten).

Wenn Sie später von Portugal in ein Land außerhalb der EU ziehen, gilt dieselbe 15-Tage-Regel ab dem Tag, an dem Sie Ihre neue Adresse melden.

Zugang zum Portal das Finanças

Ihre NIF allein verschafft Ihnen keinen Zugang zum Portal. Sie brauchen außerdem ein Passwort (senha de acesso):

1. Wählen Sie im Portal das Finanças Registar-se und geben Sie Ihre NIF, Ihre Steueradresse und eine Sicherheitsfrage ein.
2. Das Passwort wird automatisch erzeugt und nur per Post an die bei der AT hinterlegte Adresse geschickt. Es kann weder per E-Mail noch an eine andere Adresse gesendet werden.
3. Laut AT beträgt die durchschnittliche Zustellzeit in Portugal etwa fünf Werktage. Briefe ins Ausland brauchen meist länger. Wenn Sie einen Steuervertreter haben, ist Ihre registrierte Steueradresse dessen Adresse, der Brief geht also an ihn.

Sobald Sie einen portugiesischen Bürgerausweis oder die Chave Móvel Digital (den mobilen digitalen Schlüssel der Regierung) haben, können Sie sich stattdessen damit anmelden, aber die meisten Neuankömmlinge starten mit NIF und Passwort.

Umzug nach Portugal: Adresse aktualisieren

Ihre NIF zeigt Ihre Auslandsadresse so lange an, bis Sie sie ändern. Wenn Sie umziehen und ansässig werden, müssen Sie Ihre Adresse bei der AT aktualisieren (alteração de morada). Das ist wichtig, weil:

• Ihr hinterlegter steuerlicher Ansässigkeitsstatus beeinflusst, wie die AT Ihr Einkommen behandelt
• Steuerbriefe, auch die Passwortbriefe, an Ihre registrierte Adresse gehen
• Sie erst dann von den Pflichten für Nichtansässige (etwa der Vertreterregel) befreit werden, wenn Ihre Adresse in Portugal liegt

Sie können die Änderung persönlich mit Termin vornehmen oder über e-balcão (Registo Contribuinte > Identific > Alteração Morada/Singulares). EU-/EWR-/Schweizer Bürger brauchen ihre EU-Anmeldebescheinigung; Nicht-EU-Bürger einen Aufenthaltstitel oder ein AIMA-Termin- bzw. Antragsdokument mit der Adresse (oder eine Kaufurkunde, einen Mietvertrag, einen Arbeitsvertrag oder ein öffentliches Dokument, wenn der Titel keine Adresse enthält).

Steuerlich ansässig zu werden ist eine eigene rechtliche Prüfung (grob: mehr als 183 Tage in Portugal innerhalb eines Zeitraums von 12 Monaten oder eine Wohnung, die Sie erkennbar als gewöhnlichen Aufenthaltsort behalten wollen). Einzelheiten finden Sie in unserem Ratgeber zur steuerlichen Ansässigkeit in Portugal und im Ratgeber zur IRS-Steuererklärung, was bei der Abgabe passiert.

NIF vs. NISS vs. número de utente

Neuankömmlinge verwechseln oft drei verschiedene Nummern:

Meist brauchen Sie zuerst die NIF. Die NISS können Sie online über das Formular für ausländische Staatsangehörige im Portal der Segurança Social beantragen, über Ihren Arbeitgeber oder persönlich; auch sie ist kostenlos. Die número de utente beantragen Sie beim Gesundheitszentrum Ihres Wohngebiets, und welche Unterlagen verlangt werden, hängt von Ihrem Aufenthaltsstatus ab.

Häufige Fehler

• Veraltete Ratschläge. Viele Ratgeber behaupten noch, Nicht-EU-Bürger müssten immer einen Steuervertreter haben. Das gilt seit 2022 nicht mehr, die 15-Tage-Regel nach Entstehen einer steuerlichen Beziehung gilt aber sehr wohl.
• Die 15 Tage vergessen. Ein Immobilienkauf oder die Unterschrift unter einen Arbeitsvertrag setzt die Frist in Gang. Melden Sie sich sofort für die elektronische Zustellung an oder bestellen Sie einen Vertreter.
• Alte Adresse hinterlegt lassen. Viele Expats behalten nach dem Umzug jahrelang eine NIF als Nichtansässige, was Probleme mit der steuerlichen Ansässigkeit und der IRS-Erklärung verursacht.
• Passwort geht in der Post verloren. Prüfen Sie vor der Anforderung, ob Ihre Adresse stimmt, und fordern Sie es frühzeitig an.
• Unbeglaubigte Kopien oder Übersetzungen. Bringen Sie Originale mit oder lassen Sie Kopien und Übersetzungen beglaubigen.

Wie ein Steuerberater helfen kann

Für die NIF brauchen Sie keinen Steuerberater; das Verfahren ist kostenlos und unkompliziert. Ein zertifizierter Buchhalter (contabilista certificado) lohnt sich beim nächsten Schritt: bei der Frage, wann Sie steuerlich ansässig werden, bei der korrekten Aktualisierung von Adresse und Status, bei der Anmeldung einer Tätigkeit als Freiberufler, als Steuer- oder Mehrwertsteuervertreter (oder bei dessen Vermittlung) und bei Ihrer ersten IRS-Erklärung. Wenn Sie eine Immobilie kaufen, eine Arbeit aufnehmen oder mit ausländischem Einkommen umziehen, lohnt sich ein frühes Gespräch. Auf Accountants Hub können Sie Steuerberater vergleichen, die sich um die Einkommensteuer für Expats oder um allgemeine Buchhaltung und Compliance kümmern.