Wie Sie einen Steuerberater in Portugal auswählen (und was er kostet)

Ob Sie als Freiberufler Ihre Tätigkeit anmelden, eine Gesellschaft gründen oder einfach Ihre erste portugiesische Steuererklärung vor sich haben: Früher oder später suchen Sie einen Steuerberater. In Portugal ist der Beruf reguliert: Wer Ihre Abschlüsse und betrieblichen Steuererklärungen unterzeichnet, muss ein bei der Berufskammer eingetragener contabilista certificado (zertifizierter Buchhalter) sein. Dieser Leitfaden erklärt, was er tut, wann Sie gesetzlich einen brauchen, wie Sie seine Eintragung prüfen, was Sie vor der Beauftragung fragen sollten und wie die Honorare 2026 ungefähr aussehen.

Was ein contabilista certificado ist

Ein contabilista certificado (oft mit CC abgekürzt, früher TOC, técnico oficial de contas, genannt) ist ein bei der Ordem dos Contabilistas Certificados (OCC, der Kammer der zertifizierten Buchhalter) eingetragener Buchhalter. Die Berufsbezeichnung und die vorbehaltenen Tätigkeiten stehen nur eingetragenen Mitgliedern zu.

Der Beruf ist im Estatuto da Ordem dos Contabilistas Certificados (EOCC, das OCC-Statut) geregelt. Seine heutige Form geht auf das Lei n.º 139/2015 zurück, mit dem die frühere Kammer der amtlichen Buchhalter in die OCC umgewandelt wurde; zuletzt wesentlich geändert wurde es durch das Lei n.º 68/2023, in Kraft seit dem 1. März 2024. Daneben gilt ein Berufskodex (Código Deontológico).

Nach dem Statut gilt für einen zertifizierten Buchhalter:

• Er hat das ausschließliche Recht, die Verantwortung für die fachliche Ordnungsmäßigkeit der Buchführung jeder Einrichtung zu übernehmen, die eine organisierte Buchführung hat oder haben muss, einschließlich der Unterzeichnung ihrer Abschlüsse und der darauf beruhenden Steuererklärungen;
• er darf außerdem in Buchhaltungs- und Steuerfragen beraten und die Mandanten, für deren Buchführung er verantwortlich ist, in Steuerverfahren sowie in Steuergerichtsverfahren bis zu dem Streitwert vertreten, ab dem ein Anwalt vorgeschrieben ist;
• er muss eine Berufshaftpflichtversicherung haben, die Pflichtfortbildungen absolvieren und Ihre Informationen vertraulich behandeln;
• er muss mit Ihnen einen schriftlichen Dienstleistungsvertrag abschließen.

Wann Sie gesetzlich einen brauchen

Für Selbstständige (Einkünfte der Kategorie B) gilt das vereinfachte Regime, wenn Ihre betrieblichen Bruttoeinkünfte im Vorjahr €200.000 nicht überschritten haben. Sie können freiwillig zur organisierten Buchführung optieren. Das vereinfachte Regime endet nur, wenn Sie €200.000 in zwei aufeinanderfolgenden Jahren oder in einem einzigen Jahr um mehr als 25 % überschreiten; die organisierte Buchführung gilt dann ab dem Folgejahr. Wie sich die beiden Regime unterscheiden, lesen Sie in unserem Leitfaden für Freiberufler, und zur Lda. im Leitfaden zur Gesellschaftsgründung.

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Was ein Buchhalter tut (und was nicht)

Typische Leistungen

• Buchhaltung (contabilidade): Erfassung von Rechnungen, Bankbewegungen und Vermögenswerten sowie Erstellung des Jahresabschlusses.
• Mehrwertsteuer (IVA): periodische Umsatzsteuererklärungen und Prüfung, ob Ihre Rechnungen die Mehrwertsteuer korrekt ausweisen.
• Unternehmenssteuer: die IRC-Erklärung (Modelo 22) und die jährliche IES-Meldung (Informação Empresarial Simplificada) für Gesellschaften.
• Persönliche Steuer: Erstellung und Einreichung Ihrer IRS-Erklärung, einschließlich ausländischer Einkünfte, Mieteinnahmen und Anlagen wie Anexo B für Freiberufler. Siehe unseren Leitfaden zur IRS-Erklärung.
• Lohnabrechnung (processamento salarial): Gehälter, Lohnsteuer und Sozialversicherungsmeldungen für Arbeitnehmer, einschließlich der Geschäftsführer Ihrer eigenen Gesellschaft.
• Sozialversicherung (Segurança Social): Unterstützung von Selbstständigen bei ihren Quartalserklärungen und Beitragsfragen.
• Umgang mit der Steuerbehörde (AT, Autoridade Tributária e Aduaneira): Beantwortung von Schreiben, Begleitung von Betriebsprüfungen und Einlegen von Einsprüchen im Rahmen seiner Befugnisse.

Wann Sie jemand anderen brauchen

• Anwalt (advogado): Steuerstreitigkeiten oberhalb des Streitwerts, ab dem ein Anwalt vorgeschrieben ist, Verträge, gesellschaftsrechtliche Streitigkeiten, Einwanderung sowie komplexe Erbschafts- oder Immobiliengestaltungen.
• Solicitador: ein regulierter Rechtsberuf, der oft für Immobilienformalitäten, Registereintragungen und Erbschaftsverfahren in Anspruch genommen wird.
• Steuervertreter (representante fiscal): Manche Nichtansässige müssen für Steuerangelegenheiten einen Vertreter in Portugal bestellen, wobei die Anmeldung zu den elektronischen Zustellungen des Portal das Finanças diese Pflicht in den meisten Fällen entfallen lässt. Jede geeignete, in Portugal ansässige Person oder Einrichtung kann diese Rolle übernehmen; es muss kein Buchhalter sein, und viele Buchhalter bieten das nicht an.
• NIF beantragen: wird oft von Anwälten, Solicitadores oder spezialisierten Dienstleistern statt von Buchhaltern erledigt.

Wie Sie die Eintragung eines Buchhalters prüfen

1. Fragen Sie nach dem vollständigen Namen des Buchhalters und seiner OCC-Mitgliedsnummer (jeder CC hat eine).
2. Rufen Sie das öffentliche Register der zertifizierten Buchhalter der OCC auf und suchen Sie ihn. Das Statut verpflichtet die OCC, dieses Register dauerhaft online zu führen.
3. Wenn Sie eine Kanzlei beauftragen, prüfen Sie, ob die Person, die Ihre Erklärungen tatsächlich unterzeichnet, ein eingetragener CC ist. Buchhaltungsbüros und Berufsgesellschaften sind im selben Bereich von occ.pt gesondert aufgeführt.
4. Die OCC veröffentlicht außerdem vierteljährlich die Mitglieder, deren Eintragung ausgesetzt oder gelöscht wurde. Ein ausgesetztes oder gelöschtes Mitglied darf die Berufsbezeichnung nicht führen.

Fragen vor der Beauftragung

• Sprachen: Kann er mit Ihnen auf Englisch (oder in Ihrer Sprache) arbeiten, schriftlich wie auch am Telefon?
• Erfahrung mit Ausländern: ausländische Gehälter und Renten, Vermeidung der Doppelbesteuerung, das IFICI-Regime (der Nachfolger des NHR seit 2024), unterjährige Ansässigkeit, ausländische Bank- und Depotkonten.
• Leistungsumfang: Was genau ist im Honorar enthalten (Umsatzsteuererklärungen, Lohnabrechnung, IRS der Gesellschafter, Sozialversicherung, Antworten auf Schreiben der AT), und was wird zusätzlich berechnet?
• Wer reicht was ein: Welche Erklärungen reicht er ein, welche Sie selbst, und wie geben Sie sie vor der Einreichung frei?
• Zugang zum Portal das Finanças: Im Portal registriert der Buchhalter seine Benennung, und Sie bestätigen sie. Damit er Erklärungen ohne Ihr Passwort elektronisch einreichen kann, müssen Sie ihn zusätzlich autorisieren. Ziehen Sie das der Weitergabe Ihres Passworts vor.
• Werkzeuge und Unterlagen: Wie senden Sie Rechnungen und Belege (App, geteilter Ordner, E-Fatura), und erhalten Sie Online-Zugriff auf Ihre Zahlen?
• Reaktionszeiten und Fristen: Wer ist Ihr Ansprechpartner, wie schnell antwortet er, und wie erinnert er Sie an anstehende Fristen?
• Mandatsvereinbarung: Verlangen Sie den vom Statut vorgeschriebenen schriftlichen Vertrag mit Leistungsumfang, Honoraren, Kündigungsfrist und der Regelung, wie Unterlagen bei Ihrem Wechsel zurückgegeben werden.

Was es kostet

Es gibt keine amtliche Gebührenordnung. Das Statut sagt nur, dass die Honorare der Komplexität, dem Arbeitsumfang und der Verantwortung angemessen sein müssen. Die Preise hängen vor allem davon ab, wie viele Belege Sie monatlich erzeugen, vom Mehrwertsteuerrhythmus (monatlich oder vierteljährlich), von der Lohnabrechnung und davon, wie ungewöhnlich Ihre Situation ist.

Als reine grobe Orientierung, auf Grundlage portugiesischer Preiserhebungen und veröffentlichter Preislisten von 2024 bis 2026:

Lassen Sie sich ein schriftliches Angebot geben und vergleichen Sie Gleiches mit Gleichem: Eine günstige Pauschale ohne Umsatzsteuererklärungen, Lohnabrechnung oder Ihre persönliche IRS kann am Ende teurer werden.

Warnsignale

• Er kann oder will Ihnen seine OCC-Nummer nicht nennen, oder Sie finden ihn nicht im Register.
• Kein schriftlicher Vertrag oder ein vager Leistungsumfang („wir kümmern uns um alles“).
• Er bittet Sie, Erklärungen zu unterschreiben, die Sie nicht gesehen haben, oder zeigt Ihnen nie, was eingereicht wurde.
• Er besteht auf Ihrem Passwort für das Portal das Finanças statt auf einer förmlichen Benennung und Autorisierung.
• Versprechen einer garantierten Erstattung oder von „null Steuern“. Der Berufskodex verbietet unabhängigen Buchhaltern außerdem Honorare, die unmittelbar von den mit ihrer Leistung verbundenen Gewinnen abhängen.
• Versäumte Fristen, unerklärte Bußgelder oder keine Antwort auf Schreiben der AT.
• Nur Barzahlung ohne Rechnung.

Den Steuerberater wechseln

Sie können den Buchhalter jederzeit wechseln, vorbehaltlich der Kündigungsfrist in Ihrem Vertrag. Die üblichen Schritte:

1. Zuerst den neuen Buchhalter beauftragen. Nach dem Berufskodex nimmt der neue Buchhalter vor der Annahme des Mandats Kontakt mit dem bisherigen auf, um offene Honorare zu klären; der bisherige Buchhalter muss innerhalb von 15 Tagen antworten. Der neue Buchhalter sollte das Mandat nicht übernehmen, solange unstrittige fällige Honorare offen sind; begleichen Sie daher Ihre Rechnung.
2. Benennung im Portal das Finanças. Der neue Buchhalter registriert die Benennung, und Sie bestätigen sie. Legt der bisherige Buchhalter sein Mandat nieder, wird die Niederlegung bei der AT erst wirksam, wenn ein neuer Buchhalter benannt ist.
3. Übergabe der Unterlagen. Bei Vertragsende muss der bisherige Buchhalter Ihre Bücher und Unterlagen (an Sie oder an die Person, die Sie schriftlich benennen) innerhalb von 60 Tagen gegen eine unterzeichnete Empfangsbestätigung mit Auflistung des Übergebenen zurückgeben.
4. Zeitpunkt. Ein Wechsel zu Beginn eines Geschäftsjahres oder nach Abschluss von Jahresabschluss und Erklärungen ist meist einfacher.

Wann Sie einen Steuerberater brauchen

Wenn Sie eine Gesellschaft oder eine organisierte Buchführung haben, brauchen Sie einen. Als Freiberufler im vereinfachten Regime spart Ihnen ein guter Buchhalter vor allem Zeit und Fehler bei Mehrwertsteuer, Sozialversicherung und IRS-Erklärung. Als Arbeitnehmer oder Rentner kommen Sie vielleicht allein zurecht, aber Ihr erstes Jahr in Portugal, ausländische Einkünfte, IFICI, ein Immobilienverkauf oder Mieteinnahmen sind gute Anlässe, sich Hilfe zu holen.

Gut passt jemand, der Ihre Art von Einkünften kennt, Ihre Sprache spricht und erklärt, was er in Ihrem Namen einreicht. Auf Accountants Hub können Sie zertifizierte Steuerberater vergleichen und nach Sprache und Leistung filtern, zum Beispiel allgemeine Buchhaltung oder IRS und persönliche Steuern.