Como escolher um contabilista em Portugal (e quanto custa)

Quer esteja a abrir atividade como trabalhador independente, a constituir uma empresa ou simplesmente perante a sua primeira declaração fiscal portuguesa, mais cedo ou mais tarde vai procurar um contabilista. Em Portugal a profissão é regulada: quem assina as suas contas e as declarações fiscais da atividade tem de ser um contabilista certificado inscrito na respetiva ordem profissional. Este guia explica o que faz, quando é legalmente obrigatório, como confirmar a inscrição, o que perguntar antes de contratar e quanto custa, em termos aproximados, em 2026.

O que é um contabilista certificado

Um contabilista certificado (muitas vezes abreviado para CC, e antigamente designado TOC, técnico oficial de contas) é um contabilista inscrito na Ordem dos Contabilistas Certificados (OCC). O título e os atos próprios da profissão estão reservados aos membros inscritos.

A profissão é regulada pelo Estatuto da Ordem dos Contabilistas Certificados (EOCC). A sua versão atual resulta da Lei n.º 139/2015, que transformou a antiga Ordem dos Técnicos Oficiais de Contas na OCC, e foi alterada de forma substancial pela última vez pela Lei n.º 68/2023, em vigor desde 1 de março de 2024. Aplica-se também um Código Deontológico.

Nos termos do Estatuto, o contabilista certificado:

• tem o direito exclusivo de assumir a responsabilidade pela regularidade técnica das contas de qualquer entidade que tenha, ou deva ter, contabilidade organizada, incluindo assinar as suas demonstrações financeiras e as declarações fiscais nelas baseadas;
• pode também prestar consultoria contabilística e fiscal e representar os clientes cujas contas são da sua responsabilidade em procedimentos tributários e, nos processos judiciais tributários, até ao valor a partir do qual é obrigatória a constituição de advogado;
• tem de ter seguro de responsabilidade civil profissional, cumprir a formação obrigatória e manter as suas informações confidenciais;
• tem de celebrar consigo um contrato de prestação de serviços escrito.

Quando é legalmente obrigatório

Para os trabalhadores independentes (rendimentos da categoria B), o regime simplificado aplica-se se o rendimento bruto da atividade no ano anterior não ultrapassou €200.000. Pode optar voluntariamente pela contabilidade organizada. O regime simplificado só cessa se ultrapassar €200.000 em dois anos consecutivos, ou em mais de 25% num único ano; a contabilidade organizada aplica-se então a partir do ano seguinte. Veja o nosso guia para trabalhadores independentes para comparar os dois regimes, e o guia de constituição de sociedades para o caso das Lda.

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O que faz (e não faz) um contabilista

Serviços habituais

• Contabilidade: registo de faturas, movimentos bancários e ativos, e preparação das contas anuais.
• IVA: declarações periódicas de IVA e verificação de que as suas faturas aplicam o IVA corretamente.
• Impostos da empresa: a declaração de IRC (Modelo 22) e a IES (Informação Empresarial Simplificada) anual das sociedades.
• Impostos pessoais: preparação e entrega da sua declaração de IRS, incluindo rendimentos estrangeiros, rendimentos prediais e anexos como o Anexo B para trabalhadores independentes. Veja o nosso guia da declaração de IRS.
• Processamento salarial: salários, retenção na fonte e declarações à Segurança Social dos trabalhadores, incluindo os gerentes da sua própria sociedade.
• Segurança Social: apoio aos trabalhadores independentes nas declarações trimestrais e nas questões sobre contribuições.
• Relação com a Autoridade Tributária (AT, Autoridade Tributária e Aduaneira): resposta a notificações, acompanhamento de inspeções tributárias e apresentação de reclamações dentro das suas competências.

Quando pode precisar de outro profissional

• Advogado: litígios fiscais acima do valor a partir do qual é obrigatório advogado, contratos, litígios societários, imigração e planeamento complexo de heranças ou imóveis.
• Solicitador: profissional jurídico regulado, muitas vezes procurado para a documentação de imóveis, registos e processos de herança.
• Representante fiscal: alguns não residentes têm de nomear um representante em Portugal para efeitos fiscais, embora a adesão às notificações eletrónicas do Portal das Finanças elimine essa obrigação na maioria dos casos. Qualquer pessoa ou entidade idónea residente em Portugal pode exercer essa função; não tem de ser um contabilista, e muitos contabilistas não prestam este serviço.
• Obter um NIF: muitas vezes tratado por advogados, solicitadores ou serviços especializados, e não por contabilistas.

Como confirmar a inscrição de um contabilista

1. Peça o nome completo do contabilista e o seu número de membro da OCC (cada CC tem um).
2. Aceda ao registo público de contabilistas certificados da OCC e pesquise-o. O Estatuto obriga a OCC a manter este registo permanentemente online.
3. Se contratar um gabinete, confirme que a pessoa que vai efetivamente assinar as suas declarações é um CC inscrito. Os gabinetes de contabilidade e as sociedades profissionais estão listados à parte, na mesma secção de occ.pt.
4. A OCC publica também, todos os trimestres, os membros cuja inscrição foi suspensa ou cancelada. Um membro suspenso ou cancelado não pode usar o título.

Perguntas a fazer antes de contratar

• Línguas: consegue trabalhar consigo em inglês (ou na sua língua), por escrito e também ao telefone?
• Experiência com estrangeiros: salários e pensões estrangeiros, eliminação da dupla tributação, o regime IFICI (o sucessor do RNH, de 2024), residência parcial no ano, contas bancárias e de corretagem no estrangeiro.
• Âmbito: o que está exatamente incluído nos honorários (declarações de IVA, processamento salarial, IRS dos sócios, Segurança Social, resposta a cartas da AT) e o que é cobrado à parte?
• Quem entrega o quê: que declarações entrega o contabilista, quais entrega você e como as aprova antes da submissão.
• Acesso ao Portal das Finanças: no Portal, o contabilista regista a designação e você confirma-a. Para que possa submeter declarações eletronicamente sem a sua senha, tem também de o autorizar. Prefira esta via a entregar-lhe a sua senha.
• Ferramentas e documentos: como envia faturas e recibos (aplicação, pasta partilhada, e-fatura) e se tem acesso online aos seus números.
• Tempos de resposta e prazos: quem é a sua pessoa de contacto, com que rapidez responde e como o avisa dos prazos que se aproximam.
• Carta de compromisso: peça o contrato escrito que o Estatuto exige, com o âmbito, os honorários, o pré-aviso e a forma de devolução dos documentos se terminar a relação.

Quanto custa

Não existe uma tabela oficial de honorários. O Estatuto diz apenas que os honorários devem ser adequados à complexidade, ao volume de trabalho e à responsabilidade envolvida. Os preços dependem sobretudo do número de documentos que gera por mês, da periodicidade do IVA (mensal ou trimestral), do processamento salarial e de quão invulgar é a sua situação.

A título meramente indicativo, com base em estudos de preços portugueses e tabelas publicadas entre 2024 e 2026:

Peça um orçamento escrito e compare o que é comparável: uma avença barata que exclui as declarações de IVA, o processamento salarial ou o seu IRS pessoal pode acabar por sair mais cara.

Sinais de alerta

• Não pode ou não quer dar-lhe o número da OCC, ou não o encontra no registo.
• Não há contrato escrito, ou o âmbito é vago ("tratamos de tudo").
• Pede-lhe que assine declarações que não viu, ou nunca lhe mostra o que foi submetido.
• Insiste em ter a sua senha do Portal das Finanças em vez de uma designação e autorização formais.
• Promete um reembolso garantido ou "zero impostos". O Código Deontológico impede também os contabilistas independentes de cobrar honorários que dependam diretamente dos resultados associados ao seu serviço.
• Prazos falhados, coimas sem explicação ou cartas da AT sem resposta.
• Pagamentos apenas em dinheiro, sem fatura.

Mudar de contabilista

Pode mudar de contabilista a qualquer momento, respeitando o pré-aviso previsto no contrato. Os passos habituais:

1. Contrate primeiro o novo contabilista. Nos termos do Código Deontológico, antes de aceitar, o novo contabilista contacta o anterior sobre eventuais honorários em dívida; o anterior tem de responder no prazo de 15 dias. O novo contabilista não deve assumir funções enquanto houver honorários vencidos e não contestados por pagar, por isso regularize a sua conta.
2. Designação no Portal das Finanças. O novo contabilista regista a designação e você confirma-a. Se o contabilista cessante renunciar, a renúncia só produz efeitos junto da AT quando for designado um novo contabilista.
3. Entrega dos documentos. Quando o contrato termina, o contabilista cessante tem de devolver os seus livros e documentos (a si ou a quem indicar por escrito) no prazo de 60 dias, contra um recibo assinado com a lista do que foi entregue.
4. Momento. Mudar no início de um exercício, ou depois de fechadas as contas e declarações anuais, costuma ser mais simples.

Quando recorrer a um contabilista

Se tem uma sociedade ou contabilidade organizada, precisa de um. Se é trabalhador independente no regime simplificado, um bom contabilista poupa-lhe sobretudo tempo e erros no IVA, na Segurança Social e na declaração de IRS. Se é trabalhador por conta de outrem ou reformado, pode tratar de tudo sozinho, mas o primeiro ano em Portugal, rendimentos estrangeiros, o IFICI, a venda de um imóvel ou rendimentos prediais são bons momentos para pedir ajuda.

A escolha certa é alguém que conheça o seu tipo de rendimentos, fale a sua língua e explique o que entrega em seu nome. Pode comparar contabilistas certificados no Accountants Hub e filtrar por língua e serviço, por exemplo contabilidade geral ou IRS e impostos pessoais.